Werken Op Afstand
De begin periode van Covid-19 vergde hele snelle aanpassingen, sommige tijdelijk en sommige blijvend. WFH/WVH oftewel thuiswerken is er één van. Managen vanuit aanwezigheid/controle naar vertrouwen/resultaten kan een grote stap zijn. Technisch gezien is het voor veel bedrijven een nog grotere verandering. Op kantoor zijn (IT) zaken (veilig?) geregeld en vastgelegd: procedures, werkplek, computer, netwerk en de beveiliging hiervan. Hoe is het geregeld nu medewerkers massaal thuiswerken?
Verder hier een aantal punten die meehelpen:
Check de huidige IT omgeving
Wat zijn de mogelijkheden om thuiswerken te faciliteren met de minst mogelijke onderbreking van de bedrijfsprocessen? Gebeurt het delen van documenten op een veilige manier? Is vergaderen mogelijk via conference calls? Hoe maken de medewerkers gebruik van de IT middelen die op kantoor of in de Cloud staan, gebeurd dat veilig? Er zijn diverse niveaus om naar te kijken en te controleren. Wij kunnen u daarbij helpen.
Neem (vaker) contact op met je medewerkers (en niet alleen zakelijk)
Uw medewerkers hebben meer aandacht en ondersteuning nodig. Op menselijk vlak want opeens zitten uw medewerkers alleen achter een bureau (lees eettafel?). En samen met andere gezinsleden die ook hun aandacht vragen van uw medewerker.
Denk ook aan faciliteiten die in huis aanwezig. Deze worden met een andere intensiteit gedeeld.
In eerste instantie was de voortgang van de werkprocessen het belangrijkst. Maar nu moet er echt gekeken gaan worden naar veiligheid. Dat het werkt, zegt niks over of het veilig is. De mens is snel geneigd om als iets niet meteen werkt, een eigen oplossingen te gaan gebruiken. Met alle mogelijke gevolgen van dien.
Wij sparren graag met u over deze thuis situaties.
Houdt uw klanten op de hoogte
Houd u, net als wij, contact met uw klanten? Gaat u met ze in gesprek om te kijken waar hulp geboden kan worden en/of om te sparren over veranderende processen die mogelijk gemakkelijker of veiliger gemaakt kunnen worden? Wij geven onze klanten handige tips!
Beveiliging van uw bedrijf en haar gegevens
Veiligheid en continuïteit stonden reeds op de agenda van vele ondernemers. Nu is het de tijd dat het in orde (had) moet (-en) zijn. Thuiswerkers moeten minstens net zo veilig met de bedrijfsgegevens om (kunnen) gaan als ze op kantoor doen. Daar zijn diverse mogelijkheden voor om dat niveau zo dicht mogelijk te benaderen:
- Geef een laptop mee in plaats van medewerkers op thuiscomputer te laten werken.
- Laat ze alleen met een bedrijfscomputer werken en altijd met VPN-connectie naar het bedrijfsnetwerk. Gebruik NOOIT de standaard Windows RDP ZONDER adequate beveiliging!!!
- Verplicht het gebruik van lange wachtwoorden (Bron: FBI). Lengte wint het altijd van complexiteit! Liever een lang (25+ tekens) wachtwoord (bv een zin) en minder frequent laten wijzigen dan een complex wachtwoord (8 tekens, één hoofdletter, één leesteken en één cijfer) en dat iedere maand laten wijzigen. Voorbeeld: WatIsDeBaasTochEenFijneGast! En dan een andere zin voor iedere website, computer of applicatie. Om dat te ondersteunen is een goed wachtwoordenkluis programma aan te bevelen. Wachtwoorden kunnen dan veilig gedeeld kunnen worden en ook de 2FA codes. Binnenkort zal er een video verschijnen over dit onderwerp!;
- Verplicht het gebruik van twee-factor autorisatie (2FA). Dit is wellicht de beste stap die ingevoerd kan worden om de veiligheid te verhogen. Het lijkt wellicht lastig, weer een extra handeling. Maar dit is ZO een belangrijke aspect van beveiliging tegen cybercrime. En met een goed wachtwoordenkluis programma is ook dat obstakel makkelijk genomen.
- Zorg voor echt goede (en dus bij voorbaat NIET gratis) beveiligingssoftware op iedere computer. Dus ook op de thuiswerkplek. Goede beveiligingssoftware controleert onder andere alle websites en de bestanden op het moment dat ze gebruikt worden. Goede beveiligingssoftware zorgt er ook voor dat er een firewall functionaliteit is op iedere werkplek.
- Ieder netwerk moet beschermd zijn met een goede firewall. Thuis-netwerken niet uitgezonderd. Een goede firewall gaat verder dan de huis-tuin-en-keuken routers die thuis staan. Hier zijn oplossingen voor en deze kunnen wij met u bekijken.
- Verplicht op iedere werkplek dat altijd alle updates en patches geïnstalleerd zijn en worden. Iedere software heeft “gaten” die bekend worden. Het is zaak dat deze “gaten” zo snel mogelijk gedicht worden om crimineel gebruik tegen te gaan. Onderschat dit niet! Meer dan 70% van de ransomware aanvallen worden geïnitieerd door “gaten” nadat een gebruiker een verkeerde email opent of naar een verkeerde website/url gaat. Bij het gebruik van een goed systeem wordt dit automatisch gedaan.
- Zorg ervoor dat er minimaal 1x per dag een backup gemaakt wordt! Niet alleen van documenten, spreadsheets, etc. Maar maak ook backups van de computers. Het herstel van een werkplek/laptop is vele malen goedkoper dan het opnieuw opbouwen van een computer, installatie programma’s en alle settingen (video). Vaak wordt de data die je in Office 365 of G-Suite hebt en foto’s op telefoons vergeten. Daar moet ook op gelet worden. Zorg ervoor dat er een copy van deze backups ook op een andere locatie komt, liefst automatisch. Dit hoeft niet heel veel geld te kosten en is altijd goedkoper dan het bedrijf te verliezen door verlies van (een deel van) je data en gegevens.
- Zorg ervoor dat de medewerkers heel alert zijn op verdachte e-mails, sms’jes en sinds kort ook fysieke post. Er zijn makkelijke mogelijkheden om zelf te controleren hoe veilig/goed een e-mail/URL is..
Tot slot
IT beveliging moet serieus genomen worden. Het is onmisbaar om continuïteit te waarborgen. Ga met je medewerkers in gesprek om de veiligheid te vergroten, leer van elkaar. Maak nieuwe procedures of pas bestaande procedures aan om thuiswerken ook veilig te maken.
Deze informatie is van toepassing onder alle omstandigheden. Vanzelfsprekend zijn wij er om u advies te geven, mee te denken, te ondersteunen of beter nog, Onbezorgd en Slim te laten werken.
Vul het formulier in en wij nemen binnen 4 werk uren contact met u op. Of wanneer u ons direct wilt spreken over dit onderwerp, bel ons op 085-0410099.
